¿Cómo realizar un Rightsizing en empresas Mineras y Contratistas?

¿Cómo realizar un Rightsizing  en empresas Mineras y Contratistas?

En varias ocasiones nos cruzamos con empresas con un importante crecimiento en la cantidad del personal, las empresas mineras y contratistas no son la excepción, las cuales generalmente son disparadas para cubrir nuevas tareas que se generan en las diferentes áreas, o caso contrario, se tiene una sobrecarga laboral dentro de las operaciones donde hay una necesidad real en la que se requiere contratar personal. Existen varias razones por las cuales se genera este desbalance en las estructuras organizacionales en el sector minero. A continuación, mencionaremos algunas:

• Hay una falta de alineamiento de la estructura organizacional con la estrategia definida para el modelo de negocio
• No hay un sustento analítico adecuado de las cargas de trabajo para los diferentes puestos de la organización
• Existen muchas ineficiencias en los procesos dentro de las áreas
• Falta de capacidad del personal para cumplir los objetivos de su cargo y puesto de trabajo.
• Falta de optimización en las líneas supervisión de operaciones mina y administración afectando los tramos de control y la altura de la estructura de la organización.

En Noval estamos conscientes que la estructura organizacional debe de ser un medio y no un fin por sí misma. Es por ello que buscamos exista una alineación sólida entre la distribución de funciones y el Modelo de Negocio de la organización (Modelo Operativo / Modelo Analítico). Buscamos que los procesos que fluyen en la estructura se encuentren correctamente estructurados con sus respectivas responsabilidades bien definidas, que al desarrollar o al referirnos a los procedimientos, busquemos que representen sistemas de gestión eficientes y autorregulables en el tiempo bajo un modelo de mejora continua. Es decir, tener correctamente definidos tanto los procesos (Responsabilidades) de ejecución de tareas como aquellos relacionados a su ejecución, todo en un formato eficiente, traceable y efectivo. Para ello integramos los siguientes elementos de un sistema de trabajo:

• Planificación y Programación
• Asignación de los recursos
• Seguimiento y Ejecución de las tareas/Actividades
• Evaluación y
• Retroalimentación

Lo que en todo momento buscamos en un Rightsizing es:

• Eliminación de desperdicios dentro de las operaciones tanto aquellos que limitan la capacidad de los procesos administrativos como aquellos relacionados al propio ciclo de mina.
• Reasignación de funciones y delimitación de fronteras funcionales de responsabilidad tanto aquellas de formato corporativo como las operativas desplegadas en cada unidad minera.
• Balanceo de cargas de trabajo a fin de aprovechar las capacidades existentes
• Evaluar/potenciar las competencias del personal
• Rediseñar la estructura para que esté alineada a las expectativas operativas y estratégicas
• Dimensionamiento (Volumetría) basada en la nueva distribución de funciones y depuración de procesos.

Dicho esto, los principales pasos que seguimos son:

1. Relevamiento: empezamos realizando un análisis detallado de la distribución/fragmentación de funciones, seguido de una evaluación inicial del contenido de trabajo y las habilidades de gestión
2. Eliminación de Desperdicios: en este paso se realiza ya un levantamiento más profundo de las actividades que se realizan en cada proceso, esto nos permitirá identificar los desperdicios (Actividades que no agregan valor) y los ajustes que se deben realizar a los procesos y subprocesos, de tal manera que nos ayude a eliminar, transferir, optimizar o automatizar estas actividades.
3. Reasignación de Objetivos: a partir de acá comenzamos a mapear los objetivos y redistribuirlos de tal manera que hagan sentido con las nuevas funciones de cada puesto.
4. Balanceo de Cargas de Trabajo: iniciamos ya a tener claridad de cada actividad que realiza cada cargo respecto a que proceso pertenece, cada cuanto lo hace, cuanto es el tiempo que demora en ejecutarla, también se evalúa las capacidades operativas, de gestión y tecnológicas.
5. Evaluación de Competencias: se define previamente la matriz de competencias tanto generales como específicas, para posteriormente proceder a evaluar las competencias de las personas que ocuparán los diferentes cargos y puestos. Esto detonará del desarrollo de un programa para nivelar a
6. Rediseño Organizacional: en este paso iniciamos el desarrollo del diseño de la estructura organizacional, tomando como base el benchmark y las expectativas de crecimiento de acuerdo con lo que previamente se ha definido como estrategia y modelos de negocio.
7. Dimensionamiento: comenzamos a definir la cantidad idónea de cargos por nivel, y se plantea el plan maestro, el cual es una herramienta de dimensionamiento de estructura organizacional que define el crecimiento de esta, tomando en cuenta los hitos de contratación y la base de supuestos operativos y transaccionales.
8. Implementación: en esta etapa es la más delicada, si bien es cierto el objetivo final es buscar el tamaño adecuado del personal, parte del ejercicio es encontrar que en ocasiones es necesario la contratación de personal, o todo lo contrario, identificar posiciones que ya no se requieren (previamente ya se definió si los cargos y puestos tienen la capacidad, o si alguna posición pueda ser transferida a otra área), en cualquiera de los casos, este tiene que ir acompañado de un plan de comunicación que lo lidera generalmente RRHH y la Gerencia General. Asimismo, como parte de esta etapa, se desarrolla el Manual de Capacitación para el personal con las nuevos roles y responsabilidades, para posteriormente entrar a realizar los cambios de la estructura organizacional.
9. Documentación: finalmente se procede a documentar el trabajo siendo estos algunos de los principales entregables: los organigramas, los manuales de organización y funciones de cada cargo (MOF) y el diccionario de Competencias.

Autor

Marcos Vizquerra

Socio

• mvizquerra@novalconsulting.com - Linkedin