Proceso cada vez más eficiente

MARGARITA:
¿Por dónde empiezo a optimizar mis
recursos?

MARCOS VIZQUERRA:
El primer paso es realizar un diagnóstico de las áreas que más le preocupan. Es importante identificar los puntos débiles y revisar la estadística relevante en el tiempo para observar los desempeños. De esta forma, se podrán centrar en lo que realmente está desviado y es primordial. Posteriormente, se deberá definir un cronograma de pasos (por área) iniciando con un análisis causa-efecto-solución, hasta rediseñar y optimizar los procedimientos actuales. Cualquier proceso de mejora deberá estar alineado con la macroestrategia de la organización y validado por la gerencia para asegurar su correcto enfoque.

Susa:
¿Cómo mejoro mis problemas de comunicación interna?

Marcos Vizquerra:
Uno de los pilares para establecer una buena comunicación es contar con información detallada en intervalos cortos de tiempo. Si usted, como líder no cuenta con esta información, se encontrará con mayor dificultad para entender las causas reales de los problemas de comunicación (distorsión de la información). Defina los indicadores más relevantes de sus operaciones por área y posteriormente implemente comités de retroalimentación basados en el cumplimiento y análisis de dichos indicadores con la participación de las áreas involucradas. Asegúrese de que los roles, responsabilidades y funciones de cada puesto estén bien definidos y documentados, así evita confusiones en el actuar de cada área.

Carlos:
Mis jefes de las áreas Comercial y de Logística están peleados porque el segundo no siempre cumple las tareas del primero.

Marcos Vizquerra:
Este es un problema bastante común en las organizaciones. Existen muchas variables que podrían estar involucradas, desde la empatía entre los jefes hasta una mala asignación de tareas. Lo primero que debe hacer es transmitir el mensaje entre las dos jefaturas de que en ningún momento el objetivo debe ser buscar culpables. Nuevamente, es muy importante medir con indicadores de gestión el desempeño de las áreas claves. Solo de esta forma usted podrá identificar objetivamente en qué áreas realmente se encuentran las oportunidades de mejora. Podría ser, inclusive, que el área Comercial no transmita adecuadamente los requerimientos al área Logística y desde ahí comienzan las desviaciones. Por ejemplo, presupuestos de ventas incompletos e irreales.

Jimmy:
Produzco aceite de oliva y tengo problemas de abastecimiento porque muchos me piden productos a última hora.

Marcos Vizquerra:
En este caso, usted debe enfocar sus esfuerzos en mejorar los procedimientos de planeamiento y programación. Podría comenzar por establecer lazos muy cercanos de retroalimentación con sus clientes para que lo mantengan informado sobre las proyecciones de ventas que ellos esperan tener en los siguientes períodos; pueden comenzar por establecer un plan anual que vaya teniendo revisiones trimestrales y mensuales (con los ajustes naturales que cualquier negocio pueda tener). En la medida en que logre que sus clientes compartan sus planes de venta, usted podrá programar mejor sus compras de insumos y mejorar sus tiempos de entrega.

Elmer:
Fabrico zapatos y tengo varios cuellos de botella en las áreas de acabado y de control de calidad.

Marcos Vizquerra:
Los cuellos de botella generalmente son producidos por los siguientes motivos: mala programación de los recursos (debemos saber cuánto debemos producir con antelación), mal balanceo de las cargas de trabajo de los operarios (debido a que lo programado puede estar superando la mano de obra designada a esa área), habilidad de los operarios. Con respecto al control de calidad, se necesita identificar cuáles son los puntos claves de control, que certifiquen la buena calidad del producto, y un punto de partida es identificar dónde se producen esos defectos del producto final, complementándolos con las normas estándar de calidad del producto en sí.

Vane:
Yo no tengo una planta pero tercerizo varios procesos con mis proveedores. ¿Cómo puedo ordenar mejor el proceso, si ellos no trabajan solo para mí?

Marcos Vizquerra:
Este caso se da en muchos giros de negocio. Partiendo de la premisa de que lo que está en sus manos está debidamente ejecutado (como enviar la orden de pedidos con la debida antelación), lo primero que debe hacer es establecer los criterios y estándares con los que evaluará la gestión y el cumplimiento de sus proveedores (por ejemplo, cuántas veces en
el mes ha entregado a tiempo, completo, con qué calidad, etc.). Una vez definidos los criterios y estándares, debe comunicar y acordar con sus proveedores que comenzará a medir su gestión con estos criterios. Con las mediciones establecidas, usted podrá implementar inclusive penalidades por demoras o podrá decidir si es necesario cambiar a un proveedor por incurrir en demasiadas fallas. A pesar de que la producción no esté 100% en sus manos, nunca es pretexto para que no gestione y supervise el desempeño y cumplimiento de su producto.

Autor

Marcos Vizquerra

Socio

• mvizquerra@novalconsulting.com - Linkedin