Puntos a considerar para disminuir los controles de cambio en tus proyectos de TI

Los costos relacionados a controles de cambios durante una implementación de alguna plataforma de TI, siempre son un elemento sensible, no solamente por la inversión adicional que afectan los análisis de factibilidad desarrollados previamente, sino que también ponen en riesgo los tiempos programados de la puesta en producción de la plataforma.

A continuación, coloco algunos «tips» que si bien pudieran sonar lógicos y razonables, la realidad es que son los elementos que más hemos visto como equipo en distintas organizaciones en la región LATAM.

Simplemente para dimensionar este tema, los controles de cambios que hemos percibido representan entre un 30% y un 386% de la inversión original de las herramientas que se desea implementar, y pueden ampliar el tiempo de puesta en producción hasta en un 100%.  Muchos de estos elementos no se logran observar ya que se gestionan como ajustes internos o «mantenimiento» a la plataforma a través de equipos internos o por medio de servicios en formato de «Fábrica de Desarrollos».

Para evitar o disminuir considerablemente estos rubros, se recomiendan dos actividades principales:

1.- Contar con un modelo operativo debidamente optimizado y documentado: En pocas palabras, nos referimos a que los procesos operativos y de gestión se encuentren debidamente disponibles. En varias de las organizaciones solamente se tienen mapeados los procesos operativos, dejando a los de gestión (correspondientes a la Definición de objetivos, planificación, programación, evaluación y retroalimentación) en una ejecución empírica o informal (con gran dependencia de las personas). Esto ocasiona que varios de los flujos de datos y actividades del negocio no se encuentren debidamente mapeados, y por ende optimizados, lo que nos lleva a, que al momento de ejecutar los relevamientos de proceso por el lado del Implementador de la Plataforma, solo se releven procesos «As Is» de acuerdo a la visión del negocio del entrevistado, en el mejor de los casos. El hacerlo de esta manera ocasiona que al momento que se desea desplegar la plataforma, se encuentren omisiones de procesos, políticas o modelos lo cual generará un control de cambio al no haberse considerado en la propuesta original.

El realizar un mapeo inicial con una capa de optimización de procesos vía LEAN, es un ejercicio relativamente sencillo que en una organización con 200 procedimientos, toma entre 12 y 16 semanas que en tiempo e inversión es por demás inferior al riesgo de no hacerlo.

2.- Contar con un Modelo Analítico documentado y alineado a tu negocio: El Modelo analítico no solo es el mapa de indicadores de gestión a nivel estratégico, táctico y operativo, sino que también considera los espacios de toma de decisión en donde se emplean. Esto nos lleva a que el Backlog de reportería y Dashboards requeridos, no es el resultado de un «Wish List» de cada área, sino que responde a las necesidades del Modelo Operativo (CANVAS) para que tu negocio funcione.

Este punto impacta también en el control de cambios en las siguientes formas:

a) Se solicitan reportes o Dashboards que no aportan un valor real al negocio.

b) Se omite reportería y herramientas de análisis al no contar con un inventario actualizado y refinado.

c) La mayoría de los reportes y herramientas solicitadas se utilizan por un periodo de tiempo corto para luego dejar de usarse.

d) Se promueve que las áreas cuenten con indicadores duplicados alimentados de distintas fuentes lo cual genera confusión en la gestión.

e) Gran cantidad de información innecesaria en un área, hace menos visible los elementos críticos para el negocio. No todas las áreas tienen un rol de inteligencia de negocio o de la industria.

f) Las solicitudes de información y herramientas en las áreas no pasan por un criterio de evaluación al no contarse con un mapa de su aporte real al negocio.

g) La frecuencia de actualización de la data tiende a ser alta. Todo el mundo quiere su información en línea, cuando esta opción normalmente implica una inversión más grande, cuando considerar la opción de contar con análisis actualizados en «Batch» es la opción más rentable y funcional.

Estos son algunos de los elementos por los que tus proyectos pueden estar generando costos adicionales. En caso de que desees más información, estamos a tus órdenes como siempre.

Autor

Marcos Vizquerra

Socio

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